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Folgen der Verwendung einer nicht manipulationsgeschützten Registrierkasse

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Verwendet der Unternehmer im Rahmen seiner Kassenführung ein älteres Kassensystem, das objektiv nicht gegen Manipulationen geschützt ist, so ist dies ein schwerwiegender formeller Buchführungsmangel, da keine Gewähr mehr für die Vollständigkeit der Einnahmenaufzeichnungen gegeben ist. Dies rechtfertigt jedoch nicht zwingend eine Vollschätzung, wenn es sich um einen gängigen Registrierkassentyp handelt und eine tatsächliche Manipulation unwahrscheinlich ist.

Hintergrund: Eine Buchführung, auch Kassenführung, darf nicht manipuliert werden. Um Manipulationen an elektronischen Registrierkassen und PC-Kassen zu verhindern, gibt es seit dem 1.1.2020 die Pflicht, eine sog. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die in der elektronischen Registrierkasse verbaut wird, zu verwenden.

Sachverhalt: Der Kläger betrieb ein Restaurant und ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Den größeren Teil seiner Umsätze in den Streitjahren 2011 bis 2014 erzielte er durch Außer-Haus-Lieferungen. Seit 1999 nutzte er eine elektronische Registrierkasse einfacher Bauart (Modell SKS TS 400), die von 1987 bis 2002 vertrieben wurde und in Deutschland sehr gängig war. Die in den Jahren 1987 und 1988 entwickelte Kassensoftware war in den Streitjahren 2011 bis 2014 nicht mehr manipulationssicher. Anhaltspunkte für eine Manipulation durch den Kläger gab es allerdings nicht. Wegen der Manipulierbarkeit der Kasse verwarf das Finanzamt die Aufzeichnungen des Klägers und ermittelte den Gewinn durch eine vollständige Schätzung.

Entscheidung: Der BFH hat der hiergegen gerichteten Klage stattgegeben und die Sache zur weiteren Aufklärung an das Finanzgericht (FG) zurückverwiesen:

  • Die Verwendung einer nicht manipulationsgeschützten Registrierkasse ist ein schwerwiegender formeller Buchführungsmangel; denn es ist keine Gewähr mehr für die Vollständigkeit der Einnahmenaufzeichnungen gegeben.
  • Aus diesem schwerwiegenden formellen Mangel folgt aber nicht zwingend die Berechtigung zu einer Vollschätzung durch das Finanzamt. Der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz sowie der Vertrauensschutz können dazu führen, dass der formelle Buchführungsmangel auf ein geringeres Maß zu reduzieren ist.
  • So ist zugunsten des Klägers der Vertrauensschutz zu berücksichtigen. Bis zum 31.12.2016 hat die Finanzverwaltung derartige Kassensysteme akzeptiert. Der Gesetzgeber hat die Pflicht, elektronische Registrierkassen und PC-Kassen mit einer sog. zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten, erst zum 1.1.2020 eingeführt. In den Streitjahren 2011 bis 2014 durfte das vom Kläger verwendete Kassensystem aus Sicht der Finanzverwaltung also durchaus noch verwendet werden.
  • Der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz spricht ebenfalls für den Kläger. Das Modell SKS TS 400 war ein weit verbreitetes Modell, dessen Manipulierbarkeit vorrangig nur dem Kassenhersteller und den Kassenhändlern bekannt war und sich erst Jahre nach dem Vertriebszeitraum herausgestellt hat. Es sprach daher eine weit überwiegende Wahrscheinlichkeit gegen eine konkrete Manipulation.
  • Hinzu kommt, dass der Kläger auch noch sonstige Aufzeichnungen geführt hat, aus denen sich die vollständige Erfassung seiner Einnahmen ergibt. So hat er etwa täglich den – nicht manipulierbaren – Gesamtspeicher („Grand Total“) auf den Tagesendsummenbons ausgedruckt. Ferner konnte der Kläger für alle Öffnungstage seines Restaurants fortlaufend nummerierte Tagesendsummenbons vorlegen.

Hinweise: Das FG muss nun im zweiten Rechtsgang die von ihm festgestellten formellen und materiellen Fehler gewichten.

Der BFH konnte sich bei seiner technischen Einschätzung zu der verwendeten Kasse auf ein Gutachten eines Softwareentwicklers stützen, das im FG-Verfahren eingeholt worden war.

Das Urteil ist eine Grundsatzentscheidung, die für viele Unternehmer nachteilig ist. Denn der BFH bejaht in einem ersten Schritt einen schwerwiegenden formellen Buchführungsfehler, wenn der Unternehmer eine Kasse verwendet, die objektiv manipulierbar war bzw. irgendwann einmal manipulierbar wird. Der schwerwiegende formelle Buchführungsfehler besteht auch bei Unkenntnis des Unternehmers von der Manipulierbarkeit. Zwar schwächt der BFH die Bedeutung des Buchführungsfehlers in einem zweiten Schritt ab; das Risiko liegt nun aber beim Unternehmer, der z.B. prüfen muss, ob es sich um einen weit verbreiteten Kassentyp handelte, oder der zusätzliche Aufzeichnungen vorlegen muss, zu denen er gesetzlich gar nicht verpflichtet war.

Der BFH hat sich in dem Urteil auch noch zu Programmierprotokollen geäußert. Danach sind Veränderungen an den Einstellungen der Kasse durch Programmierprotokolle zu dokumentieren. Soweit es jedoch um die sog. Firmware der Kasse geht, also um die fest installierte Software, genügt grundsätzlich die Vorlage der Bedienungsanleitung. Allerdings sind Updates der Firmware zu protokollieren.

Quelle: BFH, Urteil vom 28.11.2023 – X R 3/22; NWB

Zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer muss nicht stets an das Finanzamt abgeführt werden

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Weist ein Unternehmer zu Unrecht Umsatzsteuer aus, muss er diese nicht an das Finanzamt abführen, wenn er in gutem Glauben war, dass seine Leistung der Umsatzsteuer unterliegt, oder wenn sein Vertragspartner nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Hintergrund: Wird Umsatzsteuer zu Unrecht in einer Rechnung ausgewiesen, obwohl die Leistung gar nicht der Umsatzsteuer unterliegt, muss der Rechnungsaussteller nach dem Gesetz die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Sachverhalt: Die Klägerin erbrachte Postdienstleistungen, u. a. Zustellungen für Behörden. Die meisten Kunden (ca. 99 %) waren nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Nach einer verbindlichen Auskunft des Finanzamts, die die Klägerin zuvor beantragt hatte, waren die Zustellungen umsatzsteuerpflichtig. Die Klägerin stellte ihren Kunden, insbesondere den nicht vorsteuerabzugsberechtigten Behörden, die Umsatzsteuer gesondert in Rechnung. Später stellte sich heraus, dass die Zustellungen umsatzsteuerfrei waren. Das Finanzamt verlangte nun die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer von der Klägerin.

Entscheidung: Das Finanzgericht Köln (FG) gab der hiergegen gerichteten Klage statt:

  • Das FG Köln schränkt die gesetzliche Regelung, nach der zu Unrecht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, ein.
  • Dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) zufolge muss zu Unrecht gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt abgeführt werden, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist und daher nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Das Umsatzsteueraufkommen ist dann nämlich nicht gefährdet, weil die Privatperson die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer gar nicht als Vorsteuer geltend machen kann.
  • Diese Rechtsprechung lässt sich auch auf den Streitfall übertragen. Zwar waren die Leistungsempfänger keine Privatpersonen, sondern ganz überwiegend Behörden. Die Behörden waren aber ebenfalls nicht vorsteuerabzugsberechtigt, sodass insoweit ebenfalls keine Gefahr bestand, dass Vorsteuer geltend gemacht wird.
  • Die Pflicht, die zu Unrecht gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen, greift auch nicht insoweit, als die Klägerin im Umfang von etwa 1 % Leistungen an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer erbracht hat, die die zu Unrecht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen könnten. Die Klägerin befand sich nämlich in gutem Glauben, als sie von einer Umsatzsteuerpflicht ihrer Leistungen im Bereich der Zustellungen ausging. Sie hatte eine verbindliche Auskunft des Finanzamts erhalten, nach der die Leistungen umsatzsteuerpflichtig sein sollten. Es wäre unverhältnismäßig, von der Klägerin zu verlangen, dass sie die Umsatzsteuer nun abführen muss oder aber sämtliche Rechnungen, die sie den vorsteuerabzugsberechtigten Vertragspartnern ausgestellt hat, berichtigen muss, um die Abführung der Umsatzsteuer zu vermeiden.

Hinweise: Gegen das Urteil ist Revision beim BFH eingelegt worden. Sollte der BFH das Urteil des FG bestätigen, müssten die Rechnungen aufgrund der Gutgläubigkeit der Klägerin nicht berichtigt werden. Die Klägerin könnte die zu Unrecht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer behalten, sofern die Vertragspartner nicht die Rückzahlung der Umsatzsteuer von ihr verlangen.

Die Gutgläubigkeit der Klägerin folgte im Streitfall aus der falschen verbindlichen Auskunft, die zu Ungunsten der Klägerin ergangen war; denn das Finanzamt hatte fehlerhaft eine Umsatzsteuerpflicht bejaht. Ohne diese verbindliche Auskunft wäre die Gutgläubigkeit nicht zu bejahen gewesen. Das Urteil bleibt jedoch erfreulich, soweit es um fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer gegenüber Unternehmern, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, oder gegenüber Privatpersonen geht.

Quelle: FG Köln, Urteil vom 25.7.2023 – 8 K 2452/21, Rev. beim BFH: Az. V R 16/23; NWB

Bekanntgabefiktion für Steuerbescheide gilt auch bei nicht täglicher Postzustellung

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Die gesetzliche Fiktion, nach der ein Steuerbescheid drei Tage nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben gilt, ist auch dann anwendbar, wenn innerhalb des Dreitageszeitraums die Post an zwei Tagen nicht zugestellt worden ist, weil es sich um einen Sonnabend und Sonntag handelte, an denen die Post nicht ausgetragen wird.

Hintergrund: Nach dem Gesetz gilt ein Bescheid am dritten Tage nach Aufgabe zur Post durch das Finanzamt als bekannt gegeben, es sei denn, er ist zu einem späteren Tag oder gar nicht zugegangen. Mit Ablauf des Tags der Bekanntgabe des Bescheids beginnt die Einspruchsfrist oder – bei Bekanntgabe einer Einspruchsentscheidung – die Klagefrist. Beide Fristen betragen einen Monat.

Sachverhalt: Der Kläger hatte gegen seinen Steuerbescheid Einspruch eingelegt. Das Finanzamt wies den Einspruch mit einer Einspruchsentscheidung, die das Datum 28.1.2022 (Freitag) trug, zurück. Der Kläger erhob hiergegen Klage; die Klage ging am 3.3.2022 beim Finanzgericht ein. Er machte geltend, dass die Einspruchsentscheidung erst am Donnerstag, dem 3.2.2022 bei seinem Bevollmächtigten eingegangen sei. Weder am Sonnabend noch am Sonntag werde im Bezirk seines Bevollmächtigten die Post ausgetragen.

Entscheidung: Das FG Münster (FG) wies die Klage ab:

  • Nach der gesetzlichen Bekanntgabefiktion gilt die Einspruchsentscheidung vom 28.1.2022 am 31.1.2022, einem Montag, als bekannt gegeben. Damit begann die Klagefrist am 1.2.2022 und endete am 28.2.2022. Die Klageschrift ist aber erst am 3.3.2022 bei Gericht eingegangen.
  • Die Einspruchsentscheidung ist am 28.1.2022 zur Post aufgegeben worden. Hierfür spricht die vom Finanzamt dargelegte Organisation der Postaufgabe innerhalb des Finanzamts sowie die beim Postdienstleister eingeholte Auskunft, die die entsprechenden Sendungsdetails benannt hat.
  • Der Kläger konnte keine Zweifel an einer Bekanntgabe am 31.1.2022 benennen. Allein ein abweichender Eingangsvermerk der Kanzlei des Bevollmächtigten auf der Einspruchsentscheidung genügt nicht, zumal nicht klar ist, welcher Mitarbeiter den Eingangsvermerk angebracht hat.
  • Die Zweifel ergeben sich auch nicht daraus, dass die Post am Sonnabend, dem 29.1.2022, sowie am Sonntag, dem 30.1.2022, nicht ausgetragen worden ist. Denn zwei zustellfreie Tage stellen keine atypische Konstellation dar, die gegen die Dreitagesfiktion sprechen. Zudem hat der Postdienstleister eine Zustellquote von 95,5 % für eine Postzustellung am zweiten auf den Einlieferungstag folgenden Tag nachgewiesen.

Hinweise: Das FG Berlin-Brandenburg hat vor kurzem in einem vergleichbaren Fall entgegengesetzt entschieden und die Dreitagesfiktion abgelehnt, wenn die Post nur an fünf Tagen pro Woche ausgetragen wird. Die Zweifel an der Dreitagesfiktion rühren daher, dass die Post nicht mehr durchgängig an sechs Tagen pro Woche ausgetragen wird, sondern zunehmend nur noch an fünf Tagen pro Woche. Das Finanzgericht hat im aktuellen Fall die Revision zugelassen, so dass bei Einlegung der Revision der Bundesfinanzhof über die Anwendbarkeit der Dreitagesfiktion in Fällen der nur eingeschränkten Postzustellung entscheiden muss.

Nicht erörtert hat das Finanzgericht die Frage, ob der Bevollmächtigte ein Posteingangsbuch geführt und in diesem den Posteingang mit dem 3.2.2022 eingetragen hat oder ob der Briefumschlag, in dem sich die Einspruchsentscheidung befand, aufgehoben worden ist. Denn mit einem Posteingangsbuch und einem Briefumschlag, der z.B. einen Poststempel vom 1.3.2022 enthält, können Zweifel an der Dreitagesfiktion begründet werden.

Quelle: FG Münster, Urteil v. 11.5.2023 – 8 K 520/22 E, #Rev. zugelassen; NWB