Zwar kann der Steuerpflichtige Zweifel darlegen, dass eine Einspruchsentscheidung nicht bereits am dritten Tag nach Aufgabe zur Post bei ihm eingegangen ist, sondern erst zu einem späteren Tag. Verwendet der Steuerpflichtige oder sein Bevollmächtigter aber ein elektronisches Posteingangsbuch, muss dieses laufend geführt und jeder Posteingang zeitnah eingetragen werden. Enthält das elektronische Posteingangsbuch zahlreiche Eintragungen, die erst mehrere Wochen nach tatsächlichem Zugang des Bescheids bzw. der Einspruchsentscheidung vorgenommen wurden, ist es nicht geeignet, Zweifel an einem Zugang innerhalb von drei Tagen nach Aufgabe zur Post zu begründen.

Hintergrund: Nach dem Gesetz gilt ein Bescheid am dritten Tage nach Aufgabe zur Post durch das Finanzamt als bekannt gegeben, es sei denn, er ist zu einem späteren Tag oder gar nicht zugegangen. Mit Ablauf des Tags der Bekanntgabe des Bescheids beginnt die Einspruchsfrist oder – bei Bekanntgabe einer Einspruchsentscheidung – die Klagefrist.

Sachverhalt: Der steuerlich vertretene Kläger hatte Einspruch gegen seinen Steuerbescheid eingelegt. Das Finanzamt wies den Einspruch durch Einspruchsentscheidung zurück, adressierte die Einspruchsentscheidung an die Steuerberaterin des Klägers und gab die Einspruchsentscheidung am 11.11.2021, einem Donnerstag, zur Post auf. Am 17.12.2021 erhob die Steuerberaterin bei Gericht Klage. Sie machte geltend, dass die Einspruchsentscheidung erst am 17.11.2021 bei ihr im Büro eingegangen sei, und legte als Nachweis ein elektronisches Posteingangsbuch vor. In diesem Posteingangsbuch war die Einspruchsentscheidung unter der laufenden Nummer 89 mit dem Eingangsdatum 17.11.2021 eingetragen; die beiden nächsten Einträge mit dem Eingangsdatum 17.11.2021 enthielten die Nummern 206 und 90. Auch zahlreiche weitere Eintragungen enthielten keine fortlaufende Nummer.

Entscheidung: Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg (FG) wies die Klage ab:

• Der Kläger hat die Klagefrist nicht eingehalten. Denn die Einspruchsentscheidung wurde am 11.11.2021, einem Donnerstag, zur Post aufgegeben und galt damit nach dem Gesetz als drei Tage später bekannt gegeben. Da der dritte Tag, der 14.11.2021, ein Sonntag war, verschob sich die Bekanntgabe auf den Montag, den 15.11.2021. Die Klagefrist endete am 15.12.2021, so dass die am 17.11.2021 erhobene Klage verfristet war.
• Der Kläger hat keine Zweifel an einer Bekanntgabe am 15.11.2021 begründet. Denn das von seiner Steuerberaterin geführte elektronische Posteingangsbuch war nicht geeignet, einen tatsächlichen Zugang der Einspruchsentscheidung erst am 17.11.2021 darzulegen.
• Die Eintragungen im elektronischen Posteingangsbuch sind nicht fortlaufend, lückenlos und zeitnah erfolgt. So sind die Posteingänge, die am 17.11.2021 eingegangen sein sollen, mit den Nummern 89, 90 und 206 erfasst worden. Die Nummern 91 bis 205 sind hingegen an anderen Daten eingetragen worden. Auch weitere Einträge sind nicht fortlaufend erfolgt.

Hinweise: Bei einem verspäteten Eingang des Bescheids bzw. der Einspruchsentscheidung nach Ablauf der drei Tage, die der Gesetzgeber als Postlaufzeit fingiert, kann der tatsächlich spätere Eingang durch ein ordnungsgemäß geführtes Fristenkontrollbuch sowie durch den Briefumschlag, aus dem sich ggf. ein Poststempel von einem späteren Tag ergibt, und einen Eingangsstempel oder -vermerk nachgewiesen werden. Um sicherzugehen, dass die Einspruchs- bzw. Klagefrist gewahrt wird, empfiehlt es sich allerdings, die Frist nicht vollständig auszuschöpfen, sondern die Einspruchs- bzw. Klagefrist auf der Grundlage der dreitägigen Bekanntgabefiktion zu errechnen und den Einspruch bzw. die Klage bis zum Ablauf dieser errechneten Frist einzulegen.

Quelle: FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 2.8.2022 – 16 K 16191/21; NWB