Die E-Rechnung kommt, d. h. sie wird verpflichtend!

Die Europäischen Kommission plant im Rahmen der sog. ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“ [VAT = Value Added Tax = Mehrwertsteuer]) die Einführung eines elektronischen Meldesystems, das aus den Daten aller E-Rechnung gespeist werden soll.

In Vorbereitung darauf wurde im ersten Schritt die Einführung einer E-Rechnung beschlossen. Anschließend sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden.

Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, wobei allerdings bereits jetzt eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 zur Diskussion steht.

Nach aktuellem Stand ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung vorgesehen.

Abgrenzung zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen

Nach der neuen Definition handelt es sich um E-Rechnungen nur dann, wenn Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und hierdurch eine elektronische (Weiter-)Verarbeitung ermöglicht wird. Die bereits allseits bekannten Rechnungen im PDF-Format erfüllen diese Voraussetzungen nicht! Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der sog. „XRechnung“, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden „ZUGFeRD“-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Alle anderen Rechnungen (Papierrechnungen, Rechnungen in PDF-, JPG- oder ähnlichen Formaten) fallen zukünftig unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Betroffen sind nur Unternehmer, allerdings auch Kleinunternehmer!

E-Rechnungen sind verpflichtend auszustellen für Leistungen zwischen zwei Unternehmern (B2B), wenn diese (beide) im Inland ansässig sind. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb  betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen.

Empfang von E-Rechnungen bereits ab dem 01.01.2025 verpflichtend!

Bereits ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Übergangsregelungen bei der Ausstellung von E-Rechnungen

Wenn auch grundsätzlich Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtend E-Rechnungen ausstellen müssen, so sind doch für die Jahre 2025 bis 2027 Übergangsregelungen vorgesehen.

So können bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen ausgestellt werden, wobei jedoch bei elektronisch übermittelten sonstigen Rechnungen (z. B. PDF-Rechnungen) – wie auch bisher – die Zustimmung des Rechnungsempfängers eingeholt worden sein muss.  Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000,00 EUR dürfen sogar noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.

Rechnungen im sog. „EDI-Format“ dürfen mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls noch bis Ende 2027 ausgestellt werden.

Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 EUR) und Fahrausweise können weiterhin als sonstige Rechnungen, z. B. im Papierformat, ausgestellt werden.

Akuter Handlungsbedarf in 2024!

Für Rechnungsempfänger gibt es keine Übergangsregelungen. Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsregeln daher nicht in Anspruch, muss der Leistungsempfänger mangels Zustimmungspflicht bereits ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in dem neuen Format empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.

Es kann daher nur die dringende Empfehlung ausgesprochen werden, dass Unternehmen umgehend prüfen sollten, ob sie auf den Empfang von E-Rechnungen nach dem neuen Format ausreichend technisch und organisatorisch vorbereitet sind. Erforderliche Anpassungen müssen bereits bis Ende 2024 abgeschlossen sein!

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