Tätigt ein Unternehmer anlässlich einer Verkaufsveranstaltung Bewirtungsaufwendungen, sind die Bewirtungsaufwendungen steuerlich nicht absetzbar, wenn der Unternehmer sie nicht einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnet, sondern allgemein als Betriebsausgaben bucht. Die Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung von Bewirtungsaufwendungen gilt auch dann, wenn neben den Geschäftsfreunden auch Arbeitnehmer an den Verkaufsveranstaltungen teilgenommen haben.

Hintergrund: Verschiedene Betriebsausgaben sind nach dem Gesetz nicht oder nur beschränkt bzw. nur unter bestimmten Voraussetzungen (etwa bis zu einem Höchstbetrag) abziehbar. So können z.B. Bewirtungskosten nur zu 70 % steuerlich abgesetzt werden. Einige der nicht abziehbaren bzw. nur beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Sachverhalt: Die Klägerin war eine GmbH, die neu gebaute Immobilien verkaufte. Sie führte in den Jahren 2013 und 2014 sog. Kick-Off-Veranstaltungen durch, zu denen sie ihre potenziellen Kunden einlud und bei denen sie Speisen und Getränke anbot. Die Veranstaltungen fanden auf Baustellen statt und dauerten jeweils vier Stunden. Ein Unterhaltungsprogramm gab es nicht, die Speisen und Getränke konnten an Stehtischen verzehrt werden. An den Veranstaltungen nahmen auch Arbeitnehmer teil. Ferner führte die Klägerin im Jahr 2015 eine Betriebsveranstaltung durch, deren Teilnehmerkreis zu ¾ aus Kunden und zu ¼ aus Arbeitnehmern bestand. Die Klägerin buchte die Aufwendungen für die Veranstaltungen auf einem allgemeinen Betriebsausgabenkonto, nicht aber auf einem Konto für nicht bzw. nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben. Das Finanzamt erkannte den Betriebsausgabenabzug für die Speisen und Getränke nicht an.

Entscheidung: Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg (FG) wies die hiergegen gerichtete Klage ab:

• Die Bewirtungskosten waren nicht abziehbar und daher dem Einkommen der Klägerin hinzuzurechnen, da die Klägerin gegen die Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung verstoßen hatte. Bewirtungsaufwendungen sind nach dem Gesetz nämlich einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, wenn sie geschäftlich veranlasst sind.
• Die geschäftliche Veranlassung der Aufwendungen war im Streitfall zu bejahen, da es sich um Verkaufsveranstaltungen und um eine Betriebsveranstaltung handelte. Eine geschäftliche Veranlassung besteht nicht, wenn ausschließlich Arbeitnehmer teilnehmen. Hingegen entfällt die geschäftliche Veranlassung nicht deshalb, weil auch Arbeitnehmer an den Veranstaltungen teilgenommen hatten.
• Es kommt nicht darauf an, ob die Speisen und Getränke im Vordergrund der Veranstaltungen standen.

Hinweise: Die Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung besteht nach dem Gesetz auch bei Aufwendungen für Geschenke, Gästehäuser, Repräsentation, häusliche Arbeitszimmer und unangemessene Aufwendungen. Es ist daher ratsam, diese Aufwendungen gesondert aufzuzeichnen, und zwar auf denjenigen Buchführungskonten, die für nicht abziehbare bzw. beschränkt abziehbare Aufwendungen vorgesehen sind.

Die gesonderte Aufzeichnung soll dem Finanzamt eine Prüfung der Abziehbarkeit dieser Aufwendungen erleichtern, weil diese Aufwendungen nicht unter den übrigen Betriebsausgaben „versteckt“ werden sollen.

Quelle: FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 17.10.2023 – 6 K 6089/20; NWB